Prozessdigitalisierung

Was euch in diesem Artikel erwartet:

1. Was versteht man unter Prozessdigitalisierung?

2. Warum ist Prozessdigitalisierung wichtig?

3. Wie sollten Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Prozesse vorgehen?

4. Prozessdigitalisierung in vier Schritten

5. Beispiel einer Prozessdigitalisierung

6. Für Eilige – acht Quick Wins zur erfolgreichen Prozessdigitalisierung

7. Fördermöglichkeiten

8. Fazit

9. FAQ Prozessdigitalisierung

Was versteht man unter Prozessdigitalisierung?

Unter der Prozessdigitalisierung verstehen wir plump gesagt die Digitalisierung von vorher analogen Prozessen, die auch nachher noch ein gewisses Maß an individuellem Pflegeaufwand bedeuten.

Doch ganz so einfach sieht das in der Praxis natürlich nicht aus. Damit ihr versteht, was wir damit genau meinen, hier ein Beispiel:

Stellt euch vor, ihr seid ein wachsendes, mittelständisches Unternehmen in der Immobilienbranche.

Ihr beschäftigt 200 Mitarbeiter:innen und wollt dafür sorgen, dass diese in internen Schulungen eure Unternehmensrichtlinien verinnerlichen.

Es klingt kompliziert, dafür zu sorgen, dass so viele Mitarbeiter:innen an internen Schulungen teilnehmen?

Ja. Ist es auch. Punkt.

Wie kann man diesen Vorgang also vereinfachen?

Ihr werdet es schon ahnen.

Mit einer Prozessdigitalisierung.

Die Prozessdigitalisierung hat zum Ziel, verschiedene Abläufe mittels einer Software zu standardisieren.

Zum Beispiel können hier die Ablage von Informationen, die Überprüfung von bereits Gelerntem und die Verwaltung der Dokumente zusammenfallen.

Während die Situation ohne Prozessdigitalisierung so aussehen würde, dass Mitarbeiter und Führungskräfte ihre für die Schulung benötigten Dokumente und Informationen mühselig und an verschiedenen Orten zusammensuchen müssen, kann eine Prozessdigitalisierungssoftware dies zentralisieren:

Die Ablage von Informationen, die Überprüfung von bereits Gelerntem und die Verwaltung der Dokumente würden an einer Stelle zentral gesammelt und wären, falls die Software webbasiert ist, sogar von überall auf der Welt zu jeder Zeit zugänglich.

Individual- oder Standardsoftware?

Der Markt mit solchen Prozess-Management-Software-Lösungen ist riesig… Und dennoch sind viele Kunden nach dem Kauf einer Standardlösung für die Optimierung und Digitalisierung ihrer Prozesse frustriert.

Denn es gibt ein Problem.

Fakt ist: Verschiedene und von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedliche Abläufe und Prozesse innerhalb einer Standard-Software abzubilden, die vielleicht gar nicht zu den Anforderungen des Unternehmens passt, führt nur selten zu einem befriedigenden Ergebnis.

Die Lösung heißt: Individualsoftware.

In den vergangenen Jahren haben unsere Prozessdigitalisierungs-Expert:innen bei VOLL zahlreiche Prozesse unserer Kunden digitalisiert, im Einzelhandel, der Industrie, der Immobilienwirtschaft, im Bildungswesen sowie zahlreichen weiteren Branchen. Individuelle Software, wie wir sie bei VOLL bevorzugen, bietet die einzigartige Möglichkeit, die Anforderungen von Unternehmen genau abzudecken. Die Software kann so, im Gegensatz zu Standardsoftware, in der Regel sehr gut an die individuell vorhandenen Gegebenheiten angepasst werden. Dies funktioniert vor allem über die Integration von verschiedenen Schnittstellen.

Halten wir also fest: Professionelle, individuelle Prozessdigitalisierung, wie wir sie bei VOLL verstehen, hat zum Ziel, aus unterschiedlichen Tools eine Lösung zu schaffen, in der individuell unterschiedliche Prozesse innerhalb eines Unternehmens vereint werden sollen. Dabei werden Prozesse, die vorher analog durchgeführt oder nur sehr vereinfacht digitalisiert wurden, systematisch digitalisiert.

Warum ist Prozessdigitalisierung wichtig?

Die Digitalisierung einzelner Prozesse betrifft nahezu alle Unternehmen aller Branchen.

Warum?

Weil sie für das Wachstum unerlässlich ist.

Das Marktumfeld, in dem sich die meisten Unternehmen heute befinden, verändert sich rasant und Unternehmen müssen immer schneller auf die Gegebenheiten reagieren. Die Gesellschaft und damit die Kundenbedürfnisse werden digitaler, die Margen dank eines oft globalen Wettbewerbsumfelds kleiner und die Produktzyklen kürzer. Prozessdigitalisierungen können insbesondere dabei helfen, Kosten zu sparen, Mehr-Erlöse zu generieren und die Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern.

Aber auch für ein weiteres Feld ist eine Prozessdigitalisierung hilfreich: Die Mitarbeiterintegration.

Ihr wollt wachsen und eure neuen Mitarbeitenden schneller in die Unternehmenskultur einführen? Eine Prozessdigitalisierung vereinfacht euch das Onboarding, indem sie alle wichtigen Dokumente, wie Unternehmenswerte, Richtlinien und Unterlagen für neue Mitarbeiter an einer zentralen Stelle zur Verfügung stellt.

Weitere Beispiele gefällig? Ihr benötigt einen zentralen Überblick über eure Prozesse und Workflows? Eine zentrale Software schafft eine Übersicht, ohne dass ihr in jeder einzelnen Abteilung nachfragen müsst.

Ein weiterer großer Vorteil der Prozessdigitalisierung ist die damit einhergehende Optimierung eures Qualitätsmanagements.

Egal, ob ihr in eurem Unternehmen dafür eine eigene Abteilung habt oder nicht.

Mit einer Software zur Prozessdigitalisierung könnt ihr beispielsweise sicherstellen, dass eure Mitarbeitenden eure Unternehmensrichtlinien besser verinnerlichen und dies

• egal, wo sie sich aufhalten,

• egal, wie lange sie schon dabei sind und

• unabhängig von dem Endgerät (z.B. PC, Laptop, Tablet, Smartphone), das sie nutzen.

Wie das konkret aussehen kann, findet ihr hier in einem Beispiel:

Stellt euch vor: Ihr seid Industrieunternehmen, etwa 200 Mitarbeitende, das sich auf Geräte spezialisiert hat, die auch unter extremen Einsatzbedingungen zuverlässig nutzbar sind (z.B. in explosionsgefährdeten Gebieten).

Natürlich wollt ihr eine sichere Anwendung dieser Geräte ermöglichen. Dazu gibt es wichtige Dokumente, die jederzeit aufrufbar und aktuell sein sollten.

An dieser Stelle bietet sich eine Digitalisierung dieser Informationen an.

So kann der Gebrauch der Geräte vereinfacht werden.

Die Standorte mit extremen Bedingungen bringen mit sich, dass die Daten auch offline abrufbar sein müssen.

Mittels NFC Chips in den Geräten und einem Offline Speicher, können die Geräte jederzeit vor Ort gescannt werden und die Dokumente einfach und schnell abgerufen werden.

Wie sollten Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Prozesse vorgehen?

Fragt euch: Wo sind die Probleme in meinem Unternehmen? Wo könnten in den nächsten Jahren Probleme entstehen? Gibt es ein größeres Projekt, das digitalisiert werden und erweiterbar sein muss?

Wie ein solches Vorgehen konkret aussehen könnte, lest ihr hier:

Die Digitalisierung ist ein fortlaufender Prozess, der nach und nach stetig erweitert wird.

Eure Software muss regelmäßig an die Gegebenheiten in eurem Unternehmen angepasst werden.

Haltet eure Strategie im Blick: Welche Felder können als Nächstes in die bestehende Software integriert werden?

Für Eilige – acht Quick Wins zur erfolgreichen Prozessdigitalisierung

1. Analyse des Optimierungspotenzials: Zunächst solltet ihr euch überlegen, wo genau in eurem Unternehmen überhaupt der Bedarf einer Digitalisierung besteht. Stellt euch dazu folgende Fragen: Welche Abläufe können verbessert werden? Wo ist eine Digitalisierung sinnvoll? Was sind die Vorteile einer neuen Software?
   
   Eure Ergebnisse solltet ihr stets auswerten und euch fragen, wo weitere Automatisierungen sinnvoll sind.
   
   Die einzelnen Schritte einer Prozessdigitalisierung könnt ihr unter 4. nachlesen.

2. Lösung an Anforderungen anpassen: Die Lösung, die ihr wählt – egal, ob ihr eine Software nutzt, die den Workflow digitalisiert oder euch eine individuelle Software Lösung bauen lasst – sollte auf jeden Fall zu euren Anforderungen passen. Die neue Software darf nicht alles komplizierter machen als vorher, weil sie vielleicht auf eine ganz andere Branche und ihre spezifischen Anforderungen ausgelegt ist. Individuelle Lösungen, die nach und nach bzgl. eurer Wünsche erweitert werden können, sind hier oft die bessere Wahl.

3. Prozesse ganzheitlich betrachten: Die Digitalisierung eines Prozesses bringt euch nur dann Vorteile, wenn die vor- und nachgelagerten Prozesse auch mit betrachtet werden. Eine Software, in der eure Mitarbeiter:innen ihre Reisekostenabrechnung online abgeben können, bringt euch nichts, wenn eure Buchhaltung diese dann doch wieder in Papierform abheften muss.

   Außerdem solltet ihr beachten, welche Vorteile sich für eure Mitarbeiter:innen aus der Digitalisierung eines Prozesses ergeben. Denn sie sind am Ende diejenigen, die mit der Software arbeiten müssen.

4. An die Anwender:innen denken: Bei der Planung einer Prozessdigitalisierung empfiehlt es sich, die Mitarbeiter:innen mit einzubeziehen, da sie später zu Anwender:innen werden. Fragt, welche Prozesse eure Mitarbeiter:innen am meisten nerven und sorgt so dafür, dass ein möglicher Unmut gegen die Digitalisierung von Prozessen ausgehebelt wird.

   Bezieht ihr eure Mitarbeiter:innen mit in eure Planung mit ein und erhöht so die Motivation innerhalb eures Teams, indem für sie lästige und zähe Prozesse vereinfacht werden oder sogar wegfallen.

5. Klare Strategie (keine Einzellösungen): Ein unstrukturierter Prozess, der Digitalisierungs-Bedarf hat, ist keine Wunde, auf die man einfach ein Pflaster klebt.

   Wenn ihr auf kleinere Einzellösungen setzt, werden eure Probleme unserer Erfahrung nach eher mit euch wachsen als verschwinden.

   Statt einer Pflasterpolitik braucht ihr deshalb eine klare Digitalisierungsstrategie, in der ihr alle anderen Strategien (Unternehmens-, Marketing, Finanz- und Personalstrategie) unter einen Hut bringen und aufeinander abstimmen könnt.

   Eure Digitalisierungsstrategie ist nicht dazu da, alle anderen Strategien zu verwerfen, sondern sich mit ihnen zu decken. Holt euch hier Hilfe, z.B. durch Digitalisierungsberatungen oder Agenturen, wenn euch die notwendigen Ressourcen oder Kompetenzen fehlen.

6. Laufende Kontrolle und Weiterentwicklung: Die Prozessdigitalisierung ist mit der reinen, einmaligen Digitalisierung eines Prozesses noch nicht abgeschlossen.

   Es ist eher so, dass eine Prozessdigitalisierung als Fundament für die stetige Weiterentwicklung gesehen werden kann.

   Laufende Kontrollen und Weiterentwicklung sind dabei der Kern.

   Dafür ist der Mehrwert einer Prozessdigitalisierung oft gut mess- oder für Mitarbeiter oder Kunden spürbar.

7. Prozessdigitalisierung nicht an einer Person festmachen: Es reicht nicht aus, eine Person als Verantwortliche:n für die Prozessdigitalisierung des ganzen Unternehmens oder einer Abteilung zu bestimmen. Die Prozessdigitalisierung muss vom Unternehmen oder mit Hilfe eines externen Partners vorangetrieben werden, damit sie erfolgreich umgesetzt werden kann.

   Achtet darauf, eure Mitarbeiter:innen entsprechend zu sensibilisieren und zu motivieren, damit ihr Prozesse erfolgreich digital umsetzen und auch nutzen könnt.

8. Nutzt kostenlose Vorlagen und Tools: Es gibt unzählige Prozessmanagement Software, die auf unterschiedliche Anforderungen und Branchen zugeschnitten ist.

   Falls ihr eine davon nutzen wollt und euch nicht sicher seid, welche genau zu euren Anforderungen passt, bietet es sich an, diese erstmal zu testen.

   Die meisten Workflow-Management-Systeme bieten kostenlose Testversionen an, die ihr nutzen könnt.

   Falls ihr euch für eine individuelle Lösung entscheidet, nutzt die in der Regel kostenlosen Erstberatungsgespräche von Digitalberatern und Digitalagenturen und, falls ihr euch eine individuelle Lösung bauen lasst, versucht, eine Bausteinlösung zu finden, die ihr nach und nach erweitern könnt und die euer Budget schonen. Für die meisten unserer Kunden ist dies die richtige Vorgehensweise.

Fazit Prozessdigitalisierung

Prozessdigitalisierung beschreibt die Digitalisierung eines Prozesses – so weit, so offensichtlich.

Aber welchen Prozess ihr digitalisiert, das ist die entscheidende Frage.

Denn wie der ehemalige Vorstandsvorsitzende von Teléfonica Deutschland, Thorsten Dirks, einst so weise sagte:

„Wenn Sie einen scheiß Prozess digitalisieren, haben Sie einen scheiß digitalen Prozess“

Also ja, Prozessdigitalisierung kann sinnvoll sein. Aber nur mit der richtigen Strategie und einer guten Analyse bringt sie ihr wahres Potenzial zum Vorschein.

Folgende Schritte solltet ihr bei der Prozessdigitalisierung beachten:

1. Analyse der vorhandenen Prozesse (Wo sind die Herausforderungen? Wo besteht das größte Optimierungspotenzial?)

2. Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie

3. Umsetzung

4. Prozessoptimierung

Wenn ihr keine eigenen IT-Ressourcen habt, um die Strategie umzusetzen oder auch, falls ihr nicht richtig wisst, wo ihr mit der Strategie starten sollt, empfehlen wir euch, eine Digitalagentur zu beauftragen.