Prozessdigitalisierung
Die Gesellschaft und damit die Kundenbedürfnisse werden digitaler und Unternehmen müssen schnell auf diese Veränderung reagieren. Erfahrt, wie ihr verschiedene Abläufe mittels einer Software standardisieren könnt, um euch am Markt zu positionieren und euren Umsatz zu steigern.
Was euch in diesem Artikel erwartet:
Was versteht man unter Prozessdigitalisierung?
Unter der Prozessdigitalisierung verstehen wir plump gesagt die Digitalisierung von vorher analogen Prozessen, die auch nachher noch ein gewisses Maß an individuellem Pflegeaufwand bedeuten.
Doch ganz so einfach sieht das in der Praxis natürlich nicht aus. Damit ihr versteht, was wir damit genau meinen, hier ein Beispiel:
Stellt euch vor, ihr seid ein wachsendes, mittelständisches Unternehmen in der Immobilienbranche.
Ihr beschäftigt 200 Mitarbeiter:innen und wollt dafür sorgen, dass diese in internen Schulungen eure Unternehmensrichtlinien verinnerlichen.
Es klingt kompliziert, dafür zu sorgen, dass so viele Mitarbeiter:innen an internen Schulungen teilnehmen?
Ja. Ist es auch. Punkt.
Wie kann man diesen Vorgang also vereinfachen?
Ihr werdet es schon ahnen.
Mit einer Prozessdigitalisierung.
Die Prozessdigitalisierung hat zum Ziel, verschiedene Abläufe mittels einer Software zu standardisieren.
Zum Beispiel können hier die Ablage von Informationen, die Überprüfung von bereits Gelerntem und die Verwaltung der Dokumente zusammenfallen.
Während die Situation ohne Prozessdigitalisierung so aussehen würde, dass Mitarbeiter und Führungskräfte ihre für die Schulung benötigten Dokumente und Informationen mühselig und an verschiedenen Orten zusammensuchen müssen, kann eine Prozessdigitalisierungssoftware dies zentralisieren:
Die Ablage von Informationen, die Überprüfung von bereits Gelerntem und die Verwaltung der Dokumente würden an einer Stelle zentral gesammelt und wären, falls die Software webbasiert ist, sogar von überall auf der Welt zu jeder Zeit zugänglich.
Individual- oder Standardsoftware?
Der Markt mit solchen Prozess-Management-Software-Lösungen ist riesig… Und dennoch sind viele Kunden nach dem Kauf einer Standardlösung für die Optimierung und Digitalisierung ihrer Prozesse frustriert.
Denn es gibt ein Problem.
Fakt ist: Verschiedene und von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedliche Abläufe und Prozesse innerhalb einer Standard-Software abzubilden, die vielleicht gar nicht zu den Anforderungen des Unternehmens passt, führt nur selten zu einem befriedigenden Ergebnis.
Die Lösung heißt: Individualsoftware.
In den vergangenen Jahren haben unsere Prozessdigitalisierungs-Expert:innen bei VOLL zahlreiche Prozesse unserer Kunden digitalisiert, im Einzelhandel, der Industrie, der Immobilienwirtschaft, im Bildungswesen sowie zahlreichen weiteren Branchen. Individuelle Software, wie wir sie bei VOLL bevorzugen, bietet die einzigartige Möglichkeit, die Anforderungen von Unternehmen genau abzudecken. Die Software kann so, im Gegensatz zu Standardsoftware, in der Regel sehr gut an die individuell vorhandenen Gegebenheiten angepasst werden. Dies funktioniert vor allem über die Integration von verschiedenen Schnittstellen.
Halten wir also fest: Professionelle, individuelle Prozessdigitalisierung, wie wir sie bei VOLL verstehen, hat zum Ziel, aus unterschiedlichen Tools eine Lösung zu schaffen, in der individuell unterschiedliche Prozesse innerhalb eines Unternehmens vereint werden sollen. Dabei werden Prozesse, die vorher analog durchgeführt oder nur sehr vereinfacht digitalisiert wurden, systematisch digitalisiert.
Warum ist Prozessdigitalisierung wichtig?
Die Digitalisierung einzelner Prozesse betrifft nahezu alle Unternehmen aller Branchen.
Warum?
Weil sie für das Wachstum unerlässlich ist.
Das Marktumfeld, in dem sich die meisten Unternehmen heute befinden, verändert sich rasant und Unternehmen müssen immer schneller auf die Gegebenheiten reagieren. Die Gesellschaft und damit die Kundenbedürfnisse werden digitaler, die Margen dank eines oft globalen Wettbewerbsumfelds kleiner und die Produktzyklen kürzer. Prozessdigitalisierungen können insbesondere dabei helfen, Kosten zu sparen, Mehr-Erlöse zu generieren und die Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern.
Aber auch für ein weiteres Feld ist eine Prozessdigitalisierung hilfreich: Die Mitarbeiterintegration.
Ihr wollt wachsen und eure neuen Mitarbeitenden schneller in die Unternehmenskultur einführen? Eine Prozessdigitalisierung vereinfacht euch das Onboarding, indem sie alle wichtigen Dokumente, wie Unternehmenswerte, Richtlinien und Unterlagen für neue Mitarbeiter an einer zentralen Stelle zur Verfügung stellt.
Weitere Beispiele gefällig? Ihr benötigt einen zentralen Überblick über eure Prozesse und Workflows? Eine zentrale Software schafft eine Übersicht, ohne dass ihr in jeder einzelnen Abteilung nachfragen müsst.
Ein weiterer großer Vorteil der Prozessdigitalisierung ist die damit einhergehende Optimierung eures Qualitätsmanagements.
Egal, ob ihr in eurem Unternehmen dafür eine eigene Abteilung habt oder nicht.
Mit einer Software zur Prozessdigitalisierung könnt ihr beispielsweise sicherstellen, dass eure Mitarbeitenden eure Unternehmensrichtlinien besser verinnerlichen und dies
egal, wo sie sich aufhalten,
egal, wie lange sie schon dabei sind und
unabhängig von dem Endgerät (z.B. PC, Laptop, Tablet, Smartphone), das sie nutzen.
Wie das konkret aussehen kann, findet ihr hier in einem Beispiel:
Stellt euch vor: Ihr seid Industrieunternehmen, etwa 200 Mitarbeitende, das sich auf Geräte spezialisiert hat, die auch unter extremen Einsatzbedingungen zuverlässig nutzbar sind (z.B. in explosionsgefährdeten Gebieten).
Natürlich wollt ihr eine sichere Anwendung dieser Geräte ermöglichen. Dazu gibt es wichtige Dokumente, die jederzeit aufrufbar und aktuell sein sollten.
An dieser Stelle bietet sich eine Digitalisierung dieser Informationen an.
So kann der Gebrauch der Geräte vereinfacht werden.
Die Standorte mit extremen Bedingungen bringen mit sich, dass die Daten auch offline abrufbar sein müssen.
Mittels NFC Chips in den Geräten und einem Offline Speicher, können die Geräte jederzeit vor Ort gescannt werden und die Dokumente einfach und schnell abgerufen werden.
Wie sollten Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Prozesse vorgehen?
Fragt euch: Wo sind die Probleme in meinem Unternehmen? Wo könnten in den nächsten Jahren Probleme entstehen? Gibt es ein größeres Projekt, das digitalisiert werden und erweiterbar sein muss?
Wie ein solches Vorgehen konkret aussehen könnte, lest ihr hier:
Prozessdigitalisierung in vier Schritten anhand eines Beispiels
1Prozessvisualisierung und Analyse der vorhandenen Prozesse
Wenn ihr bereits eine konkrete Herausforderung identifiziert habt, die ihr angehen wollt, könnt ihr diesen Schritt überspringen.
Falls nicht, nehmt euer Unternehmen zuerst genau unter die Lupe: Visualisiert eure Prozesse, um einen Überblick über die einzelnen Workflows und Tools zu bekommen.
Wo bestehen Optimierungspotenziale? Wo sind Herausforderungen? Wo laufen Prozesse aktuell zäh und warum? Denkt daran, eure Mitarbeiter:innen hier mit einzubeziehen. Setzt euren Fokus darauf, welche Optimierungen eure Arbeit nachhaltig erleichtern kann.
2Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie
Wenn ihr eure Herausforderung identifiziert habt, definiert ihr einen Plan für die Umsetzung. Habt ihr ausreichend interne IT-Ressourcen? Oder benötigt ihr Hilfe durch eine Agentur? Eine Strategie hilft euch dabei, den Überblick zu bewahren und messbare Ergebnisse zu erzielen.
3Umsetzung eurer Strategie
Jetzt geht’s ans Eingemachte. Die neuen Workflows werden in eure Geschäftsprozesse implementiert – das kann bedeuten, dass ihr eine neue Software integriert oder eine individuelle Software in Auftrag gebt – und eure Mitarbeiter:innen lernen, mit der neuen Lösung umzugehen.
4Prozessoptimierung
Nach der Umsetzung und Implementierung ist die Arbeit noch nicht getan.
Schaut euch an, inwieweit die digitalen Prozesse eure Effizienz oder Erlöse steigern, Kosten gesenkt oder die Kunden- oder Mitarbeiterzufriedenheit gestärkt haben und wo bald neuer Bedarf einer Prozessdigitalisierung besteht.
Die Digitalisierung ist ein fortlaufender Prozess, der nach und nach stetig erweitert wird.
Eure Software muss regelmäßig an die Gegebenheiten in eurem Unternehmen angepasst werden.
Haltet eure Strategie im Blick: Welche Felder können als Nächstes in die bestehende Software integriert werden?
Beispiel einer Prozessdigitalisierung im Einzelhandel
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Prozessvisualisierung/Analyse der vorhandenen Prozesse
Die Ausgangssituation: Euer Unternehmen ist im Einzelhandel tätig und beschäftigt etwa 3.000 Mitarbeitende in zahlreichen Märkten.
Zu bestimmten Zeitpunkten veranstaltet ihr Ausstellungen, an denen eure Marktleiter:innen verschiedene Artikel für ihre Märkte bestellen können.
Nun stellt ihr fest, dass dieser alte, zähe Prozess mit Zettel und Stift für über 2.000 Artikel sehr ineffizient gehalten wird.
Außerdem verändern einige Artikel während der Ausstellung ihren Preis und viele eurer Mitarbeiter:innen verlieren dabei den Überblick, da diese Informationen aus einer anderen Quelle stammen.
Eure Herausforderung dreht sich also um die Ausstellungen und ihr möchtet diesen Prozess gerne digitalisieren. Dabei ist es euch wichtig, den Bestellprozess für die Händler:innen zu vereinfachen und zu begleiten.
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Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie
Ihr habt euch nun angeschaut, welche Prozesse in eurem Unternehmen digitalisiert werden können, eure Herausforderung gefunden und Ziele definiert.
Nun geht es darum, die Strategie auf die Lösung hin auszuweiten: Gibt es bereits eine Software, die eure Ansprüche erfüllt? Ihr erkennt, dass eure Herausforderung zu spezifisch für eine bestehende Software ist und entscheidet euch dafür, eine Agentur zu beauftragen, euch eine individuelle Software zu bauen.
Gemeinsam besprecht ihr das Vorgehen und definiert folgende Ziele:
1: Auswertung und Kontrolle der Ausstellungen, z.B.: Welcher Markt hat bestellt?
2: Handschriftliche Bestellungen in digitales Bestellsystem umwandeln
3: Zentralisierung der Informationen: ein Portal, das alle Informationen rund um die Ausstellung beinhaltet (Preisänderungen werden bspw. direkt in der Software bekannt gegeben)
Eure Strategie beinhaltet auch die Priorisierung der Ziele: Welchen Schritt wollt ihr zuerst gehen?
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Umsetzung der Strategie
In enger Absprache mit eurer Agentur wird eure Individualsoftware gebaut und in euren Workflow implementiert.
Auf den Ausstellungen können eure Händler:innen nun alle Artikel bequem online einkaufen und verwalten.
Jederzeit habt ihr eine Übersicht über den Bestellfortschritt der laufenden Ausstellung.
Somit sind alle Informationen für die Ausstellungen in einer Software zentralisiert. Eure Mitarbeiter:innen können die ausstellungsbezogenen Artikel bequem an einer Stelle einkaufen. Alle Informationen zu den jeweiligen Artikeln befinden sich ebenfalls in der Software.
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Prozessoptimierung
Ihr überlegt, welche Prozesse automatisiert werden könnten und entscheidet euch dafür, dass ihr automatisch generierte Bestellvorschläge integrieren wollt, die euren Mitarbeiter:innen die optimale Bestellmenge für ihre Märkte berechnen.
Außerdem seid auch ihr im Einzelhandel nicht vor der Corona-Pandemie sicher. Eure bisher vor Ort abgehaltenen Ausstellungen können so nicht mehr stattfinden. Da eure Software individuell auf euch zugeschnitten ist und somit flexibel erweitert werden kann, könnt ihr die Ausstellungen nun voll digital abhalten.
Für Eilige – acht Quick Wins zur erfolgreichen Prozessdigitalisierung
Analyse des Optimierungspotenzials
Zunächst solltet ihr euch überlegen, wo genau in eurem Unternehmen überhaupt der Bedarf einer Digitalisierung besteht. Stellt euch dazu folgende Fragen: Welche Abläufe können verbessert werden? Wo ist eine Digitalisierung sinnvoll? Was sind die Vorteile einer neuen Software? Eure Ergebnisse solltet ihr stets auswerten und euch fragen, wo weitere Automatisierungen sinnvoll sind.
Lösung an Anforderungen anpassen
Die Lösung, die ihr wählt – egal, ob ihr eine Software nutzt, die den Workflow digitalisiert oder euch eine individuelle Softwarelösung bauen lasst – sollte auf jeden Fall zu euren Anforderungen passen. Die neue Software darf nicht alles komplizierter machen als vorher, weil sie vielleicht auf eine ganz andere Branche und ihre spezifischen Anforderungen ausgelegt ist. Individuelle Lösungen, die nach und nach bzgl. eurer Wünsche erweitert werden können, sind hier oft die bessere Wahl.
Prozesse ganzheitlich betrachten
Die Digitalisierung eines Prozesses bringt euch nur dann Vorteile, wenn die vor- und nachgelagerten Prozesse auch mit betrachtet werden. Eine Software, in der eure Mitarbeiter:innen ihre Reisekostenabrechnung online abgeben können, bringt euch nichts, wenn eure Buchhaltung diese dann doch wieder in Papierform abheften muss. Außerdem solltet ihr beachten, welche Vorteile sich für eure Mitarbeiter:innen aus der Digitalisierung eines Prozesses ergeben. Denn sie sind am Ende diejenigen, die mit der Software arbeiten müssen.
An die Anwender:innen denken
Bei der Planung einer Prozessdigitalisierung empfiehlt es sich, die Mitarbeiter:innen mit einzubeziehen, da sie später zu Anwender:innen werden. Fragt, welche Prozesse eure Mitarbeiter:innen am meisten nerven und sorgt so dafür, dass ein möglicher Unmut gegen die Digitalisierung von Prozessen ausgehebelt wird. Bezieht ihr eure Mitarbeiter:innen mit in eure Planung mit ein und erhöht so die Motivation innerhalb eures Teams, indem für sie lästige und zähe Prozesse vereinfacht werden oder sogar wegfallen.
Klare Strategie (keine Einzellösungen)
Ein unstrukturierter Prozess, der Digitalisierungs-Bedarf hat, ist keine Wunde, auf die man einfach ein Pflaster klebt. Wenn ihr auf kleinere Einzellösungen setzt, werden eure Probleme unserer Erfahrung nach eher mit euch wachsen als verschwinden. Statt einer Pflasterpolitik braucht ihr deshalb eine klare Digitalisierungsstrategie, in der ihr alle anderen Strategien (Unternehmens-, Marketing, Finanz- und Personalstrategie) unter einen Hut bringen und aufeinander abstimmen könnt. Eure Digitalisierungsstrategie ist nicht dazu da, alle anderen Strategien zu verwerfen, sondern sich mit ihnen zu decken. Holt euch hier Hilfe, z.B. durch Digitalisierungsberatungen oder Agenturen, wenn euch die notwendigen Ressourcen oder Kompetenzen fehlen.
Laufende Kontrolle und Weiterentwicklung
Die Prozessdigitalisierung ist mit der reinen, einmaligen Digitalisierung eines Prozesses noch nicht abgeschlossen. Es ist eher so, dass eine Prozessdigitalisierung als Fundament für die stetige Weiterentwicklung gesehen werden kann. Laufende Kontrollen und Weiterentwicklung sind dabei der Kern. Dafür ist der Mehrwert einer Prozessdigitalisierung oft gut mess- oder für Mitarbeiter oder Kunden spürbar.
Prozessdigitalisierung nicht an einer Person festmachen
Es reicht nicht aus, eine Person als Verantwortliche:n für die Prozessdigitalisierung des ganzen Unternehmens oder einer Abteilung zu bestimmen. Die Prozessdigitalisierung muss vom Unternehmen oder mithilfe eines externen Partners vorangetrieben werden, damit sie erfolgreich umgesetzt werden kann. Achtet darauf, eure Mitarbeiter:innen entsprechend zu sensibilisieren und zu motivieren, damit ihr Prozesse erfolgreich digital umsetzen und auch nutzen könnt.
Nutzt kostenlose Vorlagen und Tools
Es gibt unzählige Prozessmanagement Software, die auf unterschiedliche Anforderungen und Branchen zugeschnitten ist. Falls ihr eine davon nutzen wollt und euch nicht sicher seid, welche genau zu euren Anforderungen passt, bietet es sich an, diese erstmal zu testen. Die meisten Workflow-Management-Systeme bieten kostenlose Testversionen an, die ihr nutzen könnt. Falls ihr euch für eine individuelle Lösung entscheidet, nutzt die in der Regel kostenlosen Erstberatungsgespräche von Digitalberatern und Digitalagenturen und, falls ihr euch eine individuelle Lösung bauen lasst, versucht, eine Bausteinlösung zu finden, die ihr nach und nach erweitern könnt und die euer Budget schonen. Für die meisten unserer Kunden ist dies die richtige Vorgehensweise.
Wenn ihr diese Dinge berücksichtigt, ergibt sich in der Regel mindestens einer der Vorteile für euch:
Ihr erlangt eine bessere Wettbewerbsposition.
Euer Kostendruck sinkt.
Ihr habt kürzere Produktionszeiten.
Eure Mitarbeiter- oder Kundenzufriedenheit steigt.
Eure Marge steigt.
Fördermöglichkeiten
Die beiden bekanntesten Fördermöglichkeiten sind go-digital und digital jetzt.
Falls ihr Interesse habt, bei eurer Prozessdigitalisierung 50 %, bis zu 16.500 Euro oder mehr (in Kombination mit mehreren Förderprogrammen) zu sparen, kommt gerne auf uns zu.
Für unsere Kunden beantragen wir regelmäßig erfolgreich Förderungen.
Fazit Prozessdigitalisierung
Prozessdigitalisierung beschreibt die Digitalisierung eines Prozesses – so weit, so offensichtlich.
Aber welchen Prozess ihr digitalisiert, das ist die entscheidende Frage.
Denn wie der ehemalige Vorstandsvorsitzende von Teléfonica Deutschland, Thorsten Dirks, einst so weise sagte:
„Wenn Sie einen scheiß Prozess digitalisieren, haben Sie einen scheiß digitalen Prozess“
Also ja, Prozessdigitalisierung kann sinnvoll sein. Aber nur mit der richtigen Strategie und einer guten Analyse bringt sie ihr wahres Potenzial zum Vorschein.
Folgende Schritte solltet ihr bei der Prozessdigitalisierung beachten:
Analyse der vorhandenen Prozesse (Wo sind die Herausforderungen? Wo besteht das größte Optimierungspotenzial?)
Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie
Umsetzung
Prozessoptimierung
Wenn ihr keine eigenen IT-Ressourcen habt, um die Strategie umzusetzen oder auch, falls ihr nicht richtig wisst, wo ihr mit der Strategie starten sollt, empfehlen wir euch, eine Digitalagentur zu beauftragen.
FAQ Prozessdigitalisierung
Unsere erfahrene Digitalexpertin Sabine ist seit mehr als 4 Jahren Mitglied des VOLL-Teams und hat sich auf die Themen Prozessdigitalisierung, digitale Transformation und Digitalförderungen spezialisiert.
Mit einem neugierigen Blick auf die (digitale) Welt saugt Sabine alles auf, was für die Lesenden interessant sein könnte und fuchst sich dabei stets in neue Themen, Strukturen oder Tools ein. Immer mit dem Ziel, die besten und interessantesten Beiträge zu schreiben.
Wir sind nicht einfach eine Agentur. Wir sind euer Partner.
Bei VOLL haben wir über 16 Jahre Erfahrung im Bereich der Prozessdigitalisierung sowie bei der Implementierung von technischen Web- und SEO-Strategien, die die Lead-Generierung und das Ranking von Webseiten stärken.
Solltet ihr Hilfe bei der Umsetzung eurer digitalen Projekte benötigen, setzt euch einfach mit uns in Verbindung und vereinbart einen kostenlosen Beratungstermin.