HOWOGE: Onboarding leicht gemacht

Doch wie entkommt ein Unternehmen jetzt der Onboarding-Hölle?

Wie schafft man es, dass Onboarding vielleicht sogar Spaß macht?

Den bestehenden und den neuen Mitarbeitenden?

Diese Fragen hat sich die HOWOGE gestellt.

Die HOWOGE ist eine Wohnungsbaugesellschaft in Berlin.

Mit knapp 1.000 Mitarbeitenden ist unser Kunde öfter mit der Onboarding-Frage konfrontiert.

Also, wie gelingt nun ein gutes Onboarding?

Ein wichtiger Punkt: Flaschenhälse vermeiden.

Das Wissen über Abläufe und die Arbeit in bestimmten Bereichen sollte nicht bei einer Person alleine liegen.

Sondern zentral festgehalten werden.

Sodass neue Mitarbeitenden alles ganz einfach nachlesen können.

Und auch für bestehende Mitarbeitende bietet das einen entscheidenden Vorteil – werden alle Prozesse dokumentiert, können nämlich alle Mitarbeitenden immer wieder reinschauen.

Und erfahren auch von Änderungen in Prozessen, die sie betreffen.

Und: Je mehr Mitarbeitende eine Software nutzen, desto erfolgreicher ist sie.

Dann gerät nichts in Vergessenheit.

Und alle Prozesse werden stetig aktualisiert.

Doch wie sollten Prozesse am besten festgehalten werden?

Die HOWOGE findet – und wir können da nur zustimmen: in einer individuellen Web-Software.

Individuell, weil Standardsoftware die Anforderungen des Kunden nicht abdeckt.

Denn: Die HOWOGE hatte das Ziel, eine Software zu finden, bei der alle Prozesse der einzelnen Abteilungen dokumentiert sind – damit alle neuen Mitarbeitenden sich schnell einarbeiten können.

Auch bestehende Mitarbeitende sollen die Software nutzen, um über Änderungen von Prozessen informiert zu werden.

(Tipp: Falls euch ein Vergleich der Vor- und Nachteile von Standard- und Individualsoftware interessiert, findet ihr hier ausführliche Infos.)

Die Anforderungen

Halten wir nochmal kurz die Anforderungen von HOWOGE für die Software fest:

Es sollen also Prozesse dokumentiert werden.

Und miteinander verknüpft.

Aber das Ganze soll nicht wie ein langweiliges Wiki aussehen.

Stattdessen soll am besten mit Grafiken gearbeitet werden, damit die Prozesse übersichtlicher und verständlicher sind.

Außerdem war es der HOWOGE wichtig, dass es eine bestimmte Berechtigungsstruktur sowie einen Freigabeprozess mit verschiedenen Rollen gibt.

Heißt: Wenn ein:e Redakteur:in etwas anlegt, gibt es einen Supervisor, der dann bestimmen kann, welche Inhalte online gestellt werden.

Später kam auch der Wunsch hinzu, dass auch Videos, PDFs und andere Medienformate hochgeladen werden können, damit sich neue Mitarbeitende auch hierüber einarbeiten können.

Die Entwicklung

Es gab also ein genaues Ziel.

Aber keine genaue Vorstellung vom Produkt.

Falls ihr euch jetzt fragt:

Kann man denn so in die Entwicklung starten?

Dann sagen wir:

Ja – mit agiler Entwicklung geht das.

Wir haben so in Absprache mit dem Kunden einen MVP gebaut.

Also ein Minimum Viable Product, ein minimal brauchbares Produkt.

Dieser wurde dann von einigen Unternehmensbereichen genutzt.

Und dann haben wir diesen gemeinsam weiterentwickelt.

Und jetzt?

Wir haben 2020 mit dem MVP angefangen.

Den haben zum Start bereits 800 Mitarbeitende genutzt.

Prozesse wurden definiert.

Grafiken hochgeladen.

Mitarbeitende ongeboardet.

Und ja, richtig gelesen: Wir haben die Mitarbeitenden mit dem MVP arbeiten lassen.

Wir haben nicht gewartet, bis die Software perfekt ist.

Denn – und das ist jetzt ganz wichtig – die perfekte Software gibt es nicht.

Erst im Einsatz, wenn Mitarbeitende wirklich mit ihr arbeiten, fällt nämlich auf, was noch fehlt.

Was nicht ganz passt.

Wo es Bedarf gibt.

Außerdem gilt: Unternehmen verändern sich ständig.

Die HOWOGE hatte beispielsweise den Wunsch, Videos in der Software einzubinden.

Kleine Tutorials, die Tools und Hardware erklären.

Zum Beispiel, wie das Konferenz-Tool funktioniert.

Außerdem benötigte die HOWOGE die Möglichkeit, PDFs hochzuladen.

Ganz allgemein gesprochen: Strukturen werden angepasst, neue Prozesse entwickelt oder alte Prozesse überarbeitet.

Das lösen wir dann gemeinsam in der agilen Entwicklung.

Wir bauen nicht einfach eine Software, von der wir denken, dass sie dem Kunden hilft.

Wir lassen den Kunden entscheiden, was ihn weiterbringt.

Ganz praxisnah.

So sieht das Ergebnis aus:

Ihr seht: mittlerweile können nicht nur Grafiken eingefügt werden.

Auch PDFs oder Textdokumente können hochgeladen werden.

Und auch die Einbindung von Videos ist möglich.

Was sagt der Kunde?

Wie kommt die Software im Unternehmen an?

Die User, die von Anfang an dabei waren, nutzen die Software regelmäßig.

Und auch im restlichen Unternehmen findet die Software immer mehr Anklang.

Aber klar ist: Individuelle Software braucht Zeit, um sich im Unternehmen zu festigen.

Das geht nicht von heute auf morgen.

Eine gute individuelle Software ist auch immer eine Investition.

(Dass sich diese eigentlich fast immer rechnet, zeigen wir hier in unserem Wissensartikel zur individuellen Softwareentwicklung.)

Ihr investiert aber natürlich nicht nur Geld.

Sondern auch Zeit.

Falls ihr jetzt denkt, dass eine Standardsoftware da die bessere Alternative ist, hier ein Ratschlag aus Erfahrung:

Fazit

Die HOWOGE hat nun eine individuelle Onboarding-Software, die genau auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.

Immer, wenn ein Prozess in die Software integriert wird, wird ein Flaschenhals vermieden.

Das bedeutet konkret: Das Onboarding kann schneller und qualitativ hochwertiger durchgeführt werden, da alle Prozesse genau in der Software beschrieben sind.

Auf lange Sicht spart die HOWOGE so enorm viel Zeit (und damit auch jede Menge Kosten) ein.

Denn Mitarbeitende können schnell und einfach die richtigen Ansprechpartner oder Informationen finden, ohne einen anderen Mitarbeitenden aus seiner Arbeit rauszureißen.

Und das beschleunigt die Arbeit von allen.

Somit rechnet sich die Software im Laufe der Zeit auch wirtschaftlich.