Individualsoftware für HOWOGE

HOWOGE: Onboarding leicht gemacht

Wie informiert man knapp 1.000 Mitarbeitende über alle Prozesse im Unternehmen? In dieser Case Study zeigen wir es euch.

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Jahr
  • 2019 bis heute
Sektor
  • Immobilien
Herausforderung
Technologien
  • React
  • Laravel
Unsere Rolle
  • Webentwicklung
  • UI-/UX-Konzept

Herausforderung

 Jeder Bereich in der HOWOGE organisiert sich anders. Damit ein einfaches Onboarding gelingt und alle Mitarbeitenden schnell die wichtigen Informationen finden, die sie benötigen, wurde eine Software gesucht, in der Prozesse dargestellt werden können. Unter den Standardsoftwares gab es keine, die zu den Bedürfnissen des Kunden gepasst hat – alle Softwares von der Stange waren zu umfangreich und unübersichtlich.

Lösung

In enger Abstimmung mit dem Kunden haben wir einen MVP gebaut, den wir nach und nach in agiler Entwicklung zu einer individuellen Software ausgebaut haben, die genau auf die Bedürfnisse des Kunden zugeschnitten ist.

Doch wie entkommt ein Unternehmen jetzt der Onboarding-Hölle?

Wie schafft man es, dass Onboarding vielleicht sogar Spaß macht?

Den bestehenden und den neuen Mitarbeitenden?

Diese Fragen hat sich die HOWOGE gestellt.

Die HOWOGE ist eine Wohnungsbaugesellschaft in Berlin.

Mit knapp 1.000 Mitarbeitenden ist unser Kunde öfter mit der Onboarding-Frage konfrontiert.

Also, wie gelingt nun ein gutes Onboarding?

Ein wichtiger Punkt: Flaschenhälse vermeiden.

Das Wissen über Abläufe und die Arbeit in bestimmten Bereichen sollte nicht bei einer Person alleine liegen.

Sondern zentral festgehalten werden.

Sodass neue Mitarbeitenden alles ganz einfach nachlesen können.

Und auch für bestehende Mitarbeitende bietet das einen entscheidenden Vorteil – werden alle Prozesse dokumentiert, können nämlich alle Mitarbeitenden immer wieder reinschauen.

Und erfahren auch von Änderungen in Prozessen, die sie betreffen.

Und: Je mehr Mitarbeitende eine Software nutzen, desto erfolgreicher ist sie.

Dann gerät nichts in Vergessenheit.

Und alle Prozesse werden stetig aktualisiert.

Doch wie sollten Prozesse am besten festgehalten werden?

Die HOWOGE findet – und wir können da nur zustimmen: in einer individuellen Web-Software.

Individuell, weil Standardsoftware die Anforderungen des Kunden nicht abdeckt.

Denn: Die HOWOGE hatte das Ziel, eine Software zu finden, bei der alle Prozesse der einzelnen Abteilungen dokumentiert sind – damit alle neuen Mitarbeitenden sich schnell einarbeiten können.

Auch bestehende Mitarbeitende sollen die Software nutzen, um über Änderungen von Prozessen informiert zu werden.

(Tipp: Falls euch ein Vergleich der Vor- und Nachteile von Standard- und Individualsoftware interessiert, findet ihr hier ausführliche Infos.)

Die Anforderungen

Halten wir nochmal kurz die Anforderungen von HOWOGE für die Software fest:

Es sollen also Prozesse dokumentiert werden.

Und miteinander verknüpft.

Aber das Ganze soll nicht wie ein langweiliges Wiki aussehen.

Stattdessen soll am besten mit Grafiken gearbeitet werden, damit die Prozesse übersichtlicher und verständlicher sind.

Außerdem war es der HOWOGE wichtig, dass es eine bestimmte Berechtigungsstruktur sowie einen Freigabeprozess mit verschiedenen Rollen gibt.

Heißt: Wenn ein:e Redakteur:in etwas anlegt, gibt es einen Supervisor, der dann bestimmen kann, welche Inhalte online gestellt werden.

Später kam auch der Wunsch hinzu, dass auch Videos, PDFs und andere Medienformate hochgeladen werden können, damit sich neue Mitarbeitende auch hierüber einarbeiten können.

Die Entwicklung

Es gab also ein genaues Ziel.

Aber keine genaue Vorstellung vom Produkt.

Falls ihr euch jetzt fragt:

Kann man denn so in die Entwicklung starten?

Dann sagen wir:

Ja – mit agiler Entwicklung geht das.

Wir haben so in Absprache mit dem Kunden einen MVP gebaut.

Also ein Minimum Viable Product, ein minimal brauchbares Produkt.

Dieser wurde dann von einigen Unternehmensbereichen genutzt.

Und dann haben wir diesen gemeinsam weiterentwickelt.

Und jetzt?

Wir haben 2020 mit dem MVP angefangen.

Den haben zum Start bereits 800 Mitarbeitende genutzt.

Prozesse wurden definiert.

Grafiken hochgeladen.

Mitarbeitende ongeboardet.

Und ja, richtig gelesen: Wir haben die Mitarbeitenden mit dem MVP arbeiten lassen.

Wir haben nicht gewartet, bis die Software perfekt ist.

Denn – und das ist jetzt ganz wichtig – die perfekte Software gibt es nicht.

Erst im Einsatz, wenn Mitarbeitende wirklich mit ihr arbeiten, fällt nämlich auf, was noch fehlt.

Was nicht ganz passt.

Wo es Bedarf gibt.

Außerdem gilt: Unternehmen verändern sich ständig.

Die HOWOGE hatte beispielsweise den Wunsch, Videos in der Software einzubinden.

Kleine Tutorials, die Tools und Hardware erklären.

Zum Beispiel, wie das Konferenz-Tool funktioniert.

Außerdem benötigte die HOWOGE die Möglichkeit, PDFs hochzuladen.

Ganz allgemein gesprochen: Strukturen werden angepasst, neue Prozesse entwickelt oder alte Prozesse überarbeitet.

Das lösen wir dann gemeinsam in der agilen Entwicklung.

Wir bauen nicht einfach eine Software, von der wir denken, dass sie dem Kunden hilft.

Wir lassen den Kunden entscheiden, was ihn weiterbringt.

Ganz praxisnah.

So sieht das Ergebnis aus:

Ihr seht: mittlerweile können nicht nur Grafiken eingefügt werden.

Auch PDFs oder Textdokumente können hochgeladen werden.

Und auch die Einbindung von Videos ist möglich.

Was sagt der Kunde?

Wie kommt die Software im Unternehmen an?

Die User, die von Anfang an dabei waren, nutzen die Software regelmäßig.

Und auch im restlichen Unternehmen findet die Software immer mehr Anklang.

Aber klar ist: Individuelle Software braucht Zeit, um sich im Unternehmen zu festigen.

Das geht nicht von heute auf morgen.

Eine gute individuelle Software ist auch immer eine Investition.

(Dass sich diese eigentlich fast immer rechnet, zeigen wir hier in unserem Wissensartikel zur individuellen Softwareentwicklung.)

Ihr investiert aber natürlich nicht nur Geld.

Sondern auch Zeit.

Falls ihr jetzt denkt, dass eine Standardsoftware da die bessere Alternative ist, hier ein Ratschlag aus Erfahrung:

  • Portraitfoto von VOLLs CTO Adrian Gurzynski
    AdrianGeschäftsführer bei VOLL

    „Egal, wie günstig sie ist – wenn eine Software nicht angenommen und genutzt wird, ist sie immer noch zu teuer.“

Fazit

Die HOWOGE hat nun eine individuelle Onboarding-Software, die genau auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist.

Immer, wenn ein Prozess in die Software integriert wird, wird ein Flaschenhals vermieden.

Das bedeutet konkret: Das Onboarding kann schneller und qualitativ hochwertiger durchgeführt werden, da alle Prozesse genau in der Software beschrieben sind.

Auf lange Sicht spart die HOWOGE so enorm viel Zeit (und damit auch jede Menge Kosten) ein.

Denn Mitarbeitende können schnell und einfach die richtigen Ansprechpartner oder Informationen finden, ohne einen anderen Mitarbeitenden aus seiner Arbeit rauszureißen.

Und das beschleunigt die Arbeit von allen.

Somit rechnet sich die Software im Laufe der Zeit auch wirtschaftlich.

Was ihr daraus lernen könnt

  • Eine Software, die den Mitarbeitenden keinen Spaß macht, wird nicht genutzt.

  • Eine Software, die nicht genutzt wird, so günstig sie auch sein mag, ist immer noch zu teuer.

  • Standardsoftware schafft Lösungen für viele Probleme und ist daher oft unübersichtlich und die Einarbeitung ist mühsam.

  • Eine Software, die auf die Bedürfnisse des Unternehmens und der Mitarbeitenden zugeschnitten ist, wird gerne genutzt und ist ein gutes Investment.

  • Wartet mit dem Start nicht, bis ihr denkt, das Produkt wäre perfekt. Keine Software ist perfekt, denn euer Unternehmen entwickelt sich auch weiter und das kann neue Anforderungen schaffen. Zögert deshalb nicht, eure Mitarbeitenden mit einem MVP arbeiten zu lassen.

  • Mit agiler Entwicklung benötigt ihr nur ein Ziel und keine endgültige Vorstellung von dem Produkt. Die erarbeitet ihr dann gemeinsam.

Wie VOLL helfen konnte

  • Onboarding-Software mit allen Prozessen des Unternehmens

  • Prozesse festhalten, verlinken und mit Grafiken ergänzen

  • Rollen- und Freigabestruktur für knapp 1.000 Mitarbeitende

  • Kluge Suche, um Inhalte noch schneller zu finden

  • Dank agiler Entwicklung schnell auf Änderungen eingehen

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