Individualsoftware

Was euch in diesem Artikel erwartet:

1. Was versteht man unter Individualsoftware?

2. Individualsoftware vs. Standardsoftware

3. Ist Individualsoftware noch zeitgemäß?

4. Vor- und Nachteile Individualsoftware

5. Für wen eignet sich eine individuelle Softwarelösung?

6. Individualsoftware Entwicklung/Vertrag/Eigentum/Rechte/Lizenz

7. Beispiele für Individualsoftware

8. Lohnt sich eine Individualsoftware auf für KMU?

9. Individualsoftware kaufen: Was müsst ihr beachten?

10. Welche Unterschiede Individualsoftwareanbieter gibt es?

11. Quick Wins: Wie finde ich die passende Lösung?

12. Mit diesen Fördermöglichkeiten spart ihr Geld

Was versteht man unter Individualsoftware?

Was versteht man unter Individualsoftware?

Lasst uns mit drei unangenehmen Wahrheiten beginnen:

89 % der Deutschen nutzen das Internet jeden oder fast jeden Tag, doch den Großteil des Kuchens sichern sich oft einige wenige globale Player und nicht die mehreren tausend eCommerce-Unternehmen allein in Deutschland.

Der Wettbewerb um gute Mitarbeitende verschärft sich jedes Jahr.

Und Margen und Produktivität sinken zunehmend durch einen oft stärker werdenden (globalen) Wettbewerb.

Dies sind nur drei Beispiele, in denen wir bei VOLL unseren Kunden mit Individualsoftware helfen, einen Wettbewerbsvorsprung zu erlangen – um Kosten zu sparen, Umsätze zu erhöhen oder ein attraktiver Arbeitgeber zu sein.

Doch was genau ist eine Individualsoftware?

Eine Individualsoftware wird definiert als eine Softwarelösung, die speziell für ein Einsatzgebiet entwickelt wurde.

Das können z.B. Außendienstmitarbeitende sein, für die eine Web-App entwickelt wird oder auch Zielgruppen (z.B. Wiederverkäufer), die mittels Individualsoftwarelösungen individueller angesprochen werden.

Individualsoftware kann entweder von den hauseigenen Entwickler:innen, einer externen Agentur oder Freelancer:innen entwickelt werden.

Im Gegensatz dazu steht übrigens die Standardsoftware. Von ihr spricht man bei Softwarelösungen, die, meistens als Lizenzmodell, von mehreren Anwender:innen erstanden werden können. Diese beinhalten standardisierte Prozesse, sind also deutlich unflexibler als individuelle Softwares.

Doch auch Standardlösungen können mit technischen Lösungen bis zu einem gewissen Grad individualisiert werden. Dazu kommen wir aber später.

Individualsoftware vs. Standardsoftware

Vielleicht überlegt ihr aktuell, für welche der Lösungen ihr entscheiden sollt. Oder benötigt ihr weitere Informationen, um eure Projekte zu planen?

Hier wollen wir euch die drei gängigen Ansätze in Bezug auf Individual- und Standardsoftware zeigen.

Diese Ansätze sind

1. Baukasten-Systeme (Standardsoftware)

2. Open Source-Standardsoftware (erweiterbare Standardsoftware)

3. Individual-Entwicklung (Individualsoftware)

Baukasten-Systeme

Baukästen, also Standardsoftware, sind sehr beliebt für Websites. Mit einem Baukasten-System kann man sich auch ohne Entwickler-Know-how einfach und unkompliziert, ohne eigene Programmierkenntnisse, eine eigene Website zusammenstellen.

Beispiele für Baukasten-Systeme

• Jimdo

• Wix

• Webflow

Vorteile Baukasten-Systeme

• Gut, um schnell ohne technisches Wissen oder Dienstleister zu starten

• Häufig anfangs sehr geringer Zeitaufwand (Einrichtung und Pflege)

• Häufig verschiedene Layouts/Farbgebungen zur Auswahl

• Gute Usability für Endbenutzer

• In der Regel kurzfristig nur geringe Kosten

Nachteile Baukasten-Systeme

• Baukästen sind immer auf einen Zweck ausgelegt (Website oder Blog)

• Trotz Individualisierung sehen sich viele Ergebnisse sehr ähnlich

• Es handelt sich oft um geschlossene Systeme

• Sehr große Abhängigkeit vom Anbieter und den angebotenen Funktionen

Fazit Baukasten-Systeme

Falls ihr schnell ein Konzept, einen Klickdummy oder einen Prototypen umsetzen wollt, seid ihr mit einem Baukasten-System gut bedient.

Die Umsetzung gelingt sehr schnell und eignet sich temporär dafür, wenn ihr schnell etwas haben wollt.

„Web-Visitenkarten“, also Webseiten, die nur sehr wenige Informationen abbilden sollen, ähnlich einer Visitenkarte, können auch dauerhaft mit einem Baukasten-System gepflegt werden.

Die Gefahr, dass ihr eure Website der eurer Wettbewerber:innen ähnelt, ist allerdings nicht zu unterschätzen.

Das schadet eurer Marke.

Standardsysteme, die Website professionell abbilden, gibt es kaum bis gar nicht. Sobald euer Unternehmen eine gewisse Größe erreicht, stoßen Baukasten-Systeme sehr schnell an ihre Grenzen.

Ihr seid zudem davon abhängig, was und wann der Anbieter neuen Funktionen und Erweiterungen zugänglich macht. Ihr habt Sonderwünsche? Oder benötigt schnell eine kleine Erweiterung, die das Baukasten-System aktuell nicht bietet? Dann lernt ihr sehr schnell die Grenzen dieser Lösung kennen.

Unser Tipp: Bei zusätzlichen Funktionen solltet ihr gegebenenfalls anfallende Kosten im Auge behalten.

Wichtig ist, dass ihr bei eurer Planung langfristig denkt: Wie soll euer System in Zukunft aussehen? Welche Funktionen sollen berücksichtigt werden?

Falls ihr aktuell ein Baukasten-System nutzt und in Zukunft einen Relaunch mit neuen Features einplant, solltet ihr in Betracht ziehen, euch von dem Baukasten-System zu lösen.

Wir empfehlen euch im Zweifel eure Entscheidung gemeinsam nach Rücksprache mit einem professionellen Berater, zum Beispiel einem E-Commerce-Experten in einer Digitalagentur, zu treffen.

Open Source-Standardsoftware

Open-Source-Software hat den Vorteil, dass man individuelle Anpassungen nach Belieben vornehmen kann. Open Source bedeutet, dass der Quellcode der Seite offen liegt – daher auch die Möglichkeit zur Individualisierung. Hier benötigt ihr allerdings Hilfe von einer Entwicklerin oder einem Entwickler.

Beispiele von Open Source-Standardsoftware

Beispiele von Open Source-Standardsoftware

• Content-Management-Systeme: TYPO3, Drupal, Directus oder Grav

• Alleskönner: WordPress und ProcessWire

Vorteile Open Source-Standardsoftware

• Etablierte Lösungen mit erprobtem Funktionsumfang und grundsätzlich beim User bereits gelernter Usability (z.B. einer klassischen Navigation)

• Die Basis bringt oft schon alles mit, was es für den Start braucht

• Bereits im Unternehmen genutzte Software kann durch offene Schnittstellen problemlos angebunden werden

• Häufig verschiedene Layouts/Farbgebungen zur Auswahl

• Gewisser Grad an Individualisierung oft mit wenig Aufwand möglich

Nachteile Open Source-Standardsoftware

• Immer auf einen bestimmten Zweck ausgelegt (hier: Website oder Blog)

• Ergebnisse sehen sich sehr ähnlich, wenn z.B. nur mithilfe sogenannter Themes gearbeitet wird

• Abhängigkeit im Falle von Sicherheits-Updates etc.

• Immer mehr „Freemium“-Lizenzmodelle, sodass auch Open Source kostenpflichtig werden kann (z.B., Statamic)

• Ökosysteme/Plugins in Marktplätzen bringen ebenfalls Kosten mit sich

Fazit Open Source-Standardsoftware

Eine Open Source-Standardsoftware kann bei genau definierten Anforderungen eine gute Basis für eine Lösung sein.

Eure Anforderungen können mittels Drittanbieter-Plugins leicht umgesetzt werden. Auch eine individuelle Weiterentwicklung ist möglich, kann jedoch – je nach Umfang – schnell aufwändig werden.

Außerdem solltet ihr im Hinterkopf behalten, dass ihr wieder auf eine Art Baukasten zurückgreift, ihr also abhängig von Releases und Updates seid und für Drittanbieter-Plugins oder erweiterte Features auch mal ordentlich in die Tasche greifen müsst.

Ein weiterer Nachteil ist die Sicherheit – Open Source-Standardsoftware gibt euch nicht die Garantie, dass ihr die perfekte IT-Sicherheit habt. Oft werden diese Lösungen wegen Sicherheitslücken sogar eher kritisiert. In jedem Fall solltet ihr euch einen passenden Berater suchen, der die Sicherheitsrisiken für euch einschätzen kann.

Ob eine Open Source-Standardsoftware für euch die passende Lösung ist, hängt also von euren Anforderungen, eurem bestehenden System und der zukünftigen Entwicklung eures Geschäftsmodells ab.

Wir empfehlen euch, gemeinsam mit einem beratenden Partner zu überlegen, ob die Lösung für euch infrage kommt.

Individual-Entwicklung

Bei der Individual-Entwicklung greift ihr nicht auf eine fertige Software zurück, sondern eher auf eine Art „Entwickler:innen-Baukasten“. Mittels Frameworks, Komponenten oder Bibliotheken wird so das Bild einer ganzheitlichen Software zusammengesetzt.

Beispiele

• Laravel

• Node.js

• Ember.js

• VueJS

• TailwindCSS

• modernste Technologien (Headless, PWAs, Elastic, skalierbares Cloud-Hosting u.a. in AWS und Google Cloud)

Vorteile Individual-Entwicklung

• Vermeidung unnötiger Abhängigkeiten

• Kleine bis große Lösungen auf Basis modernster Technologien möglich

• Budget kann zielgerichtet investiert werden

• Exakt abgestimmter Funktionsumfang und ziel-optimierte Usability

• Besondere Anforderungen können berücksichtigt werden

• Modernste Technologien gewährleisten die Nachhaltigkeit der Webentwicklung

• Erhöhte Sicherheit und Performance, größere Flexibilität

• Schnittstellen nach Bedarf nutz- und erweiterbar

• Softwarearchitektur nach Maß

Nachteile Individual-Entwicklung

• Unter Umständen höhere Kosten bei der initialen Umsetzung

• Ihr braucht eine:n Entwickler:in für die Wartung und Weiterentwicklung eurer Software

• Funktionen können nicht per Plugins ergänzt werden (vgl. WordPress), sondern müssen extra programmiert werden, was mehr Zeit kostet als die Installation eines fertigen Plugins

• Die Vielzahl der Lösungswege ist unendlich; die Auswahl sollte durch Profis erfolgen

Unser Fazit

Mit einer individuellen Lösung habt ihr die volle Freiheit bei der Konzeption – ihr könnt die Software genau auf eure Bedürfnisse zuschneiden und wirklich nur die Funktionen einrichten, die ihr benötigt. Ihr tätigt also eine nachhaltige Investition.

Eure Software kann immer wieder weiterentwickelt und neu auf eure Anforderungen zugeschnitten werden. Außerdem seid ihr völlig unabhängig von der Verfügbarkeit bestimmter Plugins oder Updates.

Dank einer professionellen Softwareentwicklung habt ihr bei einer Individual-Entwicklung Ergebnisse von hoher Qualität.

Falls ihr nur standardisierte Prozesse in eurer Software abbilden müsst, empfehlen wir euch allerdings eher eine Standardsoftware.

Ist Individualsoftware noch zeitgemäß?

Individualsoftware wird oft als maßgeschneiderte Software bezeichnet.

Etwa wie ein Maßanzug, der extra für einen speziellen Kunden angefertigt wird.

Das erweckt häufig den Eindruck, Individualsoftware wäre lediglich ein verzichtbarer Luxus.

Vor allem bei der Masse an Standardsoftware, die es heute gibt. Ihr fragt euch sicher, ob individuelle Lösungen noch zeitgemäß sind, wenn es doch so viele Alternativen gibt, die schnell einsatzbereit sind.

Eure Frage ist durchaus berechtigt. Deshalb schauen wir uns nun mal genauer an, ob es wirklich einen maßgeschneiderten Anzug bedarf, wenn es so viele hochwertige Anzüge auf dem Markt gibt.

Bei der Entscheidung „Individual- oder Standardsoftware?“ sollte immer euer Geschäftsmodell im Mittelpunkt stehen. Als Faustregel gilt: Je größer oder individueller euer Unternehmen, desto eher solltet ihr euch mit Individualsoftware beschäftigen. Dies gilt auch, wenn ihr langfristig planen und bei einem Wachstum in den kommenden Jahren nicht alles umschmeißen möchtet.

Wirklich wichtig ist: Es kann keine Standardsoftware geben, die wirklich auf jedes Unternehmen passt!

Viele Unternehmen, die sich für eine Standardsoftware entscheiden, passen aus diesem Grund ihre eigenen Prozesse an die Software an.

Dies führt dazu, dass Features für viel Geld im Nachhinein gekauft oder die Prozesse zäh und ineffektiv sind, da sie nicht zur Unternehmensstruktur passen.

Für wen eignet sich eine individuelle Softwarelösung?

An dieser Stelle zäumen wir das Pferd von hinten auf:

Generell kann man sagen: Je standardisierter ein Prozess ist, desto eher eignet sich eine Standardsoftware.

Das heißt konkret: Für die Buchhaltung, Logistik oder Personalverwaltung seid ihr mit einer standardisierten Lösung oft sehr gut bedient. Da wäre es sogar aus Kosten-Nutzen-Sicht nicht empfehlenswert, eine individuelle Lösung zu bauen, da diese in der Regel euch keinen Mehrwert bringen würde.

Falls ihr unsicher seid, ob eine individuelle Lösung zu euch passt, könnt ihr gerne unsere Berater:innen kontaktieren:

Als weitere Faustregel gilt: Je größer euer Unternehmen, je komplexer eure Prozesse, je mehr Softwarelösungen in eurem Unternehmen per Schnittstelle verknüpft werden müssen, desto eher solltet ihr euch mit Individualsoftware beschäftigen.

Auch für kleinere Unternehmen macht Individualsoftware Sinn, wenn sich euer Geschäftsmodell bereits bewährt hat und bei einem Wachstum in den kommenden Jahren nicht alles aufwändig von einem Baukastensystem hin zu einer Individuallösung entwickelt werden soll. Heißt: Ihr seid zwar ein kleineres Unternehmen, plant aber mit Wachstum langfristig für mehrere Jahre im Voraus? Oder habt komplexe Prozesse oder müsst verschiedene Softwarelösungen im Unternehmen verknüpfen? Dann solltet ihr euch mit einer Agentur austauschen, ob eine Individualsoftware nicht die bessere Wahl ist.

Individualsoftware Entwicklung/Vertrag/Eigentum/Rechte/Lizenz

Kommen wir zum Kleingedruckten.

In diesem Abschnitt erfahrt ihr alles über Lizenzen, Eigentum und Rechte an eurer Software.

Eigentum Individualsoftware

Eine Agentur kann euch dabei helfen, eine Standardlösung einzurichten oder anzupassen, also beispielsweise spezielle Plugins für eure Anforderungen programmieren. Die Rechte an der Software liegen hier bei dem Anbieter der Standardsoftware – nicht bei euch und auch nicht bei eurer Agentur.

Im Zweifel gilt immer das Urheberrecht: Lasst ihr euch eine individuelle Lösung über eine Agentur programmieren, gehört der Code dem Urheber – also der Agentur.

Ihr habt die Möglichkeit, euch das Nutzungsrecht über einen Vertrag zu sichern.

Vertrag Individualsoftware

Egal, ob Individual- oder Standardsoftware: Bei einer Zusammenarbeit mit einer Agentur schließt ihr einen Vertrag.

Neben der Zusammenarbeit wird hier auch meistens die Vereinbarung über Lizenzen getroffen. Schließt ihr einen Rahmenvertrag mit einer Agentur, sind Lizenzkosten dort meistens mit berücksichtigt.

Entscheidet ihr euch für eine Standardsoftware, solltet ihr bedenken, dass viele Unternehmen für diese Lösungen im Ausland sitzen, was die rechtliche Situation erschwert.

Lizenzen Individualsoftware

Beachtet, dass gerade bei kleineren Aufträgen die Lizenzen immer extra berechnet werden – außer, ihr schließt einen Rahmenvertrag, dann sind die Lizenzkosten dort enthalten.

Mit unseren Kunden schließen wir meistens individuelle Rahmenverträge ab. Dort regeln wir dann alles rund um das Thema Lizenzen.

Individuelle Rahmenverträge bringen auch einen Spielraum mit sich. Wollt ihr zum Beispiel die Rechte für eure Softwarelösung nicht bei euch haben, können wir mit einem geringeren Stundensatz rechnen. Das klingt vielleicht erstmal abschreckend, kann sich in einigen Fällen aber tatsächlich für euch lohnen – wenn ihr ein stark begrenztes Budget habt beispielsweise.

Abhängig vom Produkt haben wir hier also immer eine bestimmte Verhandlungsbasis.

Quellcode

Oft fragen sich unsere Kunden: Wem gehört eigentlich der Quellcode bei Individualsoftware? Standardmäßig wird in Rahmenverträgen das Nutzungsrecht des Quellcodes von Kunden angefordert.

Denkt aber bitte daran: Eine komplette Software von einer anderen Agentur weiterführen zu lassen, ist extrem schwierig. Eine Übernahme ist prinzipiell möglich, erfordert aber eine sehr genaue Dokumentation.

Überlegt euch also, ob ihr die Lizenzgebühren tatsächlich zahlen wollt, die eine Agentur dementsprechend in ihrem Stundenlohn berücksichtigen muss. Natürlich bindet ihr euch ohne eigene Lizenzen ein Stück weit an die Agentur, allerdings bindet ihr euch genau so an einen Anbieter von Standardsoftware – nur ist eine Agentur flexibler.

Falls ihr Fragen zum Thema Rechte und Lizenzen habt und wissen möchtet, was eine passende Lösung für euch ist, ruft uns einfach an und lasst euch kostenlos beraten.

Lohnt sich eine individuelle Softwarelösung auch für KMU?

Ihr fragt euch, ob auch kleine und mittelständische Unternehmen von einer Individualsoftware profitieren können?

Klare Antwort: Ja.

Warum?

Besonders KMUs stehen im ständigen Wandel.

Dadurch ändern sich Bedürfnisse und Anforderungen regelmäßig und erfordern eine Anpassung ihrer Software.

Hier kommt eine maßgeschneiderte Softwarelösung ins Spiel.

Sie wird schon von Beginn auf die Wünsche des Unternehmens abgestimmt und bietet jederzeit volle Kontrolle über Anpassungen.

Dadurch kann die Individualsoftware flexibel angepasst und erweitert werden.

Aber kann eine Standardsoftware nicht auch angepasst werden?

Ja und nein. Oftmals kann sie tatsächlich angepasst werden, aber nur selten in dem großen Umfang, wie es bei einer Individualsoftware möglich ist.

Welche Vorteile gibt es noch?

Unter anderem spart eine maßgeschneiderte Software bares Geld.

Denn es müssen nur die Funktionen bezahlt werden, die auch wirklich benötigt werden.

Außerdem vereint eine Individualsoftware oftmals viele Funktionen, für die mehrere einzelne standardisierte Lösungen nötig wären.

Also nochmal kurz zusammengefasst:

Eine Individualsoftware bietet KMUs Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und spart zusätzlich Kosten.

Sie hilft dabei, die Ressourcen effektiver einzusetzen und repetitive Aufgaben zu reduzieren.

Ihr möchtet eine Individualsoftware kaufen? – Darauf müsst ihr achten

Ihr seid bestens informiert und wollt im nächsten Schritt eine Individualsoftware kaufen?

Ganz so einfach ist das leider nicht.

Eine Standardsoftware ist quasi wie ein Fast-Food-Burger – schnell verfügbar, aber eben auch von der Stange.

Wenn ihr jedoch etwas Einzigartiges und Maßgeschneidertes haben möchtet, dann ist eine Individualsoftware wie ein handgemachter Gourmet-Burger.

Es dauert vielleicht ein bisschen länger bis ihr die Individualsoftware nutzen könnt, aber am Ende habt ihr ein Produkt, welches eure Anforderungen bestens erfüllt.

Bevor ihr nun in den Kaufrausch verfallt, müsst ihr einige wichtige Dinge bedenken.

Zuerst einmal:

Was genau soll eure Individualsoftware leisten?

Welche spezifischen Anforderungen habt ihr?

Möchtet ihr zum Beispiel ein CRM-System, das eure Vertriebsprozesse optimiert und euch hilft, den Überblick über eure Kunden zu behalten?

Oder soll es eher eine spezialisierte Buchhaltungssoftware sein, die euch das Leben als Unternehmer:in erleichtert?

Definiert eure Bedürfnisse und Anforderungen klar, damit ihr eurem Individualsoftwareanbieter genau mitteilen könnt, was ihr wollt.

Außerdem müsst ihr bedenken, dass eine Individualsoftware eine Investition ist – sowohl finanziell als auch zeitlich.

Maßgeschneiderte Lösungen kosten in der Regel mehr als Standardsoftware, aber sie bieten auch einen Mehrwert, der eurem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen kann.

Denkt also daran, euer Budget entsprechend anzupassen und genug Zeit für die Entwicklung und Implementierung einzuplanen.

Individualsoftware Anbieter: Wo sind die Unterschiede?

So weit, so klar?

Dann müsst ihr euch entscheiden, von wo ihr die individuelle Software beziehen wollt.

Im groben gibt es drei unterschiedliche Individualsoftwareanbieter:

• Freelancer:innen

• Agenturen und auch (z.B. Software- und Digitalagenturen)

• Agenturen im Ausland

Mit einer Freelancerin oder einem Freelancer habt ihr den Vorteil einer engen Zusammenarbeit und sehr flexiblen Zeitplänen.

Außerdem können sie oft auch etwas günstiger sein, da sie Projektmanagement, Design und Entwicklung in einer Person verkörpern.

Aber wo es Vorteile gibt, gibt es auch Nachteile.

Freelancer:innen können überlastet sein oder in anderen Projekten feststecken, was zu Verzögerungen führen kann.

Und manchmal haben sie einfach nicht den gleichen Wissensumfang, wie ein ganzes Team.

Agenturen hingegen haben einen Pool voller Expertinnen und Experten mit unterschiedlichen Skills und Erfahrungen.

Zudem haben sie oft eine professionelle Infrastruktur und bieten euch langfristigen Support.

Auch wenn dadurch eine Agentur die oftmals teurere Variante darstellt, bringt sie euch aber auch mehr Vorteile.

Neben den inländischen Agenturen gibt es aber auch jene im Ausland.

Sie verkörpern die Vorteile einer Agentur mit einem günstigeren Preis.

Der Grund: Die Lohnkosten sind je nach Region deutlich geringer als in Deutschland.

Aber klar, es kann auch Herausforderungen geben.

Wie etwa kulturelle Unterschiede oder Kommunikationsschwierigkeiten.

Am Ende liegt die Wahl bei euch.

Was sind eure Anforderungen?

Wie hoch ist euer Budget?

Und wie viel Risiko seid ihr, z.B. bei Beauftragung von Freelancern oder Agenturen im Ausland, bereit einzugehen?

Überlegt euch gut, was für euch am besten passt.

Denn eine individuelle Software solltet ihr mit Bedacht angehen.

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